fbpx
Пн.-Пт. 8:30 - 17:30
(0552) 70 14 30

Замена сотрудника: как это оформить в программе учета.

Пример моделировался в конфигурации «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакция 2.1 (2.1.57.1), но методика, описанная в статье, подходит для конфигураций «Управління торговим підприємством» и «Управління виробничим підприємством».

Встроенные возможности оформления замены.

В базовом функционале конфигурации существует документ «Замены организаций» (Доступ: Рабочий стол – закладка «Кадровый учет»), который регистрирует факт выполнения одним сотрудником рабочих обязанностей другого сотрудника без изменения кадровых данных.

В документе указывается ФИО работника, который будет выполнять обязанности, ФИО сотрудника, которого заменяют, срок замещения и вид замены. Вид замены может быть:

— совмещение – обязанности выполняются дополнительно к основной нагрузке работника. При расчете зарплаты за отчетный период, будет произведено начисление по основному виду расчета замещающего работника и по назначению отсутствующего работника. Сумма за замену будет рассчитана, исходя из размера оплаты замещаемого работника и графика работы.

— замещение – сотрудник прекращает на указанный период выполнять свои обязанности и начинает выполнять обязанности заменяемого работника. При расчете зарплаты основное начисление замещающего работника на период замены будет вытеснено оплатой по назначению отсутствующего работника. Сумма за замену будет рассчитана исходя из размера оплаты замещаемого работника по указанному в документе графику работ.

Особое внимание надо уделить графику работы. Если замена выполняется полностью, то график можно оставить тот, который был у отсутствующего работника. Но если замена выполняется только на часть ставки, то необходимо создать специальный график «сокращенного рабочего времени». В нем следует отразить реальное время работы на замещаемой должности и в качестве реквизита «График полного рабочего времени» указать полный график работы на этой должности.

Важно!!! При отражении замен используются графики работ неполного времени, поэтому для работы механизма оплаты замещающему работнику требуется вид учета рабочего времени «по часам» в основных начислениях как замещаемого, так и замещающего работника.

Окончательный расчет заработной платы производится документом «Начисление зарплаты работникам организаций».

Если в организации издается приказ о замещении на несколько периодов (например, при переходящем отпуске), то достаточно ввести один документ «Замены организаций», указав в нем весь период отсутствия (например, с 10.05.2020 по 20.07.2020). После этого при расчете заработной платы за каждый месяц будет производиться расчет доплаты.

Реквизиты «Подразделение организации» и «Должность организации» будут учтены при заполнении надбавок по штатному расписанию в документе «Начисление зарплаты работникам организаций». Но если, например, «Доплата за ночные часы» (и другие аналогичные доплаты и надбавки) назначена не должности, а конкретному сотруднику, то при оформлении замены она учитываться не будет.

Чтобы при замещении одного работника другим учитывались все (или частично) надбавки и доплаты заменяемого сотрудника воспользуйтесь следующим методом.

  1. Оформление замены как совместительства.

Второй способ оформления замены — это проведение в программе учета принятия на работу сотрудника-заместителя как внутреннего совместителя на определенный период. Этот вариант может быть использован, когда речь идет о дополнительных обязанностях заменяемого сотрудника, а не полной замене.

Например, на предприятии работает Авдеев А.И., снабженец, из отдела снабжения, оклад 7 500 грн. На время его отсутствия (с 10.02.2020 по 20.02.2020 г.) его частично (на 30%) будет замещать Василюк С.М., без отрыва от основных обязанностей.

Создаем в программе «график работы», по которому будет работать заместитель отсутствующего сотрудника – на 30% от времени этого сотрудника.

Например, был график такой:

График на замену будет выглядеть так (смена = 24 рабочих часа, в том числе ночные – 8 часов. 30% времени от этой смены будет: 7,2 часа рабочих, в т.ч. ночные – 2,4 часа):

Необходимо создать нового сотрудника-совместителя. Для этого переходим на закладку «Кадровый учет»:

И создаем нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц:

Устанавливаем вид занятости – внутреннее совместительство:

Нажимаем кнопку «Записать» и «на основании» создаем документ «Прием на работу»:

В табличной части устанавливаем для заместителя те же подразделение и должность, которые были у заменяемого сотрудника. В графах «Дата», «по» указываем период замещения. В столбце «График работы» выбираем график, созданный на этапе 1 для замены.

На закладке «Начисления» назначаем ему все виды выплат, которые были у отсутствующего работника в таком же процентном соотношении:

При расчете зарплаты в документе «Начисление зарплаты работникам организации» по основному месту работы заместителя ему будет начислена и оплата работы по замещению:

Вы можете в документе «Прием на работу в организацию» указать и полный оклад заменяемого сотрудника. Но тогда для корректного расчета суммы заработной платы при создании сокращенного графика для сотрудника-заместителя необходимо указать график, из которого программа возьмет норму рабочего времени для пропорционального расчета зарплаты.

  1. Оформление замены, когда один сотрудник полностью выполняет обязанности другого сотрудника на период отсутствия последнего.

В программе оформляется документ «Кадровое перемещение организаций» (Доступ: Рабочий стол – закладка «Кадровый учет»). На закладке «Работники» заполняется информация о подразделении и должности, на которую переводится сотрудник, дату перемещения и возврата на «старое» место работы (поскольку данное перемещение временное), выбирается полный график заменяемого сотрудника.

ВНИМАНИЕ! Если какие-либо поля в табличной части у вас не видны, можно настроить видимость соответствующих колонок для ввода информации при помощи диалога настройки списка (см. системное меню при нажатии правой кнопки мышки):

На закладке «Начисления» основное начисление (как правило, это оклад по дням или часам) должно быть указано с действием «изменить», другие индивидуальные виды начислений должны быть «прекращены», а новые «начаты». Если какая-либо надбавка или доплата останется и на новом месте работы, тогда действие выбирается «не изменять».

Важно! Если нужно изменить основное начисление, которым оплачивается отработанное время, например, с оплаты по часовому тарифу на сдельную, тогда необходимо указать начало нового начисления, прекращать предыдущее не нужно.

Важно! Если необходимо отразить полную замену, но при этом оклад замещаемого работника меньше, чем оклад заменяющего, то следует производить доплату до среднего заработка замещающего работника. Для этого в конфигурации предназначен документ «Оплата по среднему заработку» с видом оплаты «Доплата до среднего». Его нужно заполнить в зависимости от выбранного метода оформления замены (в том числе на основании документа «Замены организации») и произвести расчет среднего заработка.

У Вас есть похожие задачи, которые необходимо решить?

Обращайтесь к нам по телефону: 095-287-6110 или по контактам, указанным в соответствующем разделе. Специалисты-консультанты команды HOTKEY имеют огромный опыт разработки методик оформления различных хозяйственных операций в системах учета.

Елена Албихина,

Сертифицированный консультант-методист HOTKEY,

Эксперт по автоматизации бизнес-процессов.

 

Подписывайся на полезную рассылку
И узнавай о новых акциях и спецпредложениях первым!