З мого досвіду: найкраще навчання – на практиці.

Тому розглянемо, як прямо з вікна програми BAS Комплексне управління підприємством відправляти пошту. Зробимо це на прикладі відправки друкованої форми рахунку на оплату з факсиміле підпису відповідальної особи та печатки підприємства.

Щоб почати використовувати в друкованій формі рахунку вказані факсиміле, їх потрібно спочатку відсканувати. Потім в картці організації (Доступ: розділ «НДІ і адміністрування» - група «НДІ» - довідник «Організації»), на закладці «Настройка друку» завантажити відскановані елементи у відповідні поля:

Для відправки та отримання пошти в програмі потрібно налаштувати системний обліковий запис. Він може бути єдиним для всіх або окремий для кожного користувача.

Настройка облікових записів здійснюється в розділі «НДІ і адміністрування» – група «Настройка параметрів системи» – «Органайзер» – «Пошта»:

Для початку використання функціоналу взаємодій (електронних листів, смс повідомлень, дзвінків тощо) потрібно в цьому розділі встановити відмітку «Поштовий клієнт».

Далі налаштовуємо спочатку системний (основний) обліковий запис, а потім, при необхідності, інші облікові записи електронної пошти.

Для загального облікового запису у формі «Обліковий запис електронної пошти» необхідно вказати наступні дані:

● Відомості про користувача:

✅ Ім'я відправника листів – це текст, який буде вказуватися в листах як ім'я поштової адреси відправника, наприклад «менеджер ТОВ «Наша компанія»;

✅ Адреса електронної пошти – адреса електронної пошти облікового запису.

● Відомості про сервер:

✅ POP3-сервер – адреса POP3-серверу (серверу вхідних повідомлень – на закладці «Одержання листів»);

✅ SMTP-сервер – адреса SMTP-серверу (серверу вихідних повідомлень, закладка «Відправлення листів»).

На закладках «Відправлення листів» і «Одержання листів» вказуються дані, необхідні для проходження аутентифікації на «батьківському» поштовому сервері (наприклад, gmail.com):

● Ім'я користувача – це ім'я користувача на сервері електронної пошти. Наприклад для адреси net@com.ua це поле можна заповнити значенням «net» або повністю електронною адресою – «net@com.ua»

● Пароль – це пароль доступу до облікового запису електронної пошти.

Створити додаткові облікові записи можна у відповідному довіднику, що відкривається за посиланням «Облікові записи електронної пошти». Щоб закріпити конкретний обліковий запис за користувачем необхідно в налаштуваннях запису встановити прапор «Персональний обліковий запис» і вибрати користувача облікового запису.

Після цього, даний обліковий запис буде підставлятися за замовчуванням при відправці листа обраним користувачем.

В настройках облікового запису можна також ввести текст, яким будуть підписуватись всі новостворені електронні листи:

Можна обмежити використання облікового запису для розсилки або для отримання повідомлень (використовуються відповідні прапорці в групі «Використовувати обліковий запис» – «Для відправлення листів» та «Для отримання листів»:

Ця можливість використовується, наприклад, якщо системний обліковий запис застовується тільки для розсилки листів, а отримання пошти відбувається на поштові скриньки користувачів. В системі обов’язково повинен бути хоча б один обліковий запис і для відправки і для отримання листів.

Для перевірки коректності параметрів облікового запису можна використовувати команду «Перевірити настройки».

Після того, як ми успішно налаштували обліковий запис для відправки електронних листів, створимо в програмі рахунок на оплату та відправимо його клієнтові.

Нагадую, що рахунки на оплату в конфігурації BAS Комплексне управління підприємством не є самостійними документами. Створити їх можна тільки з прив’язкою, наприклад, до «Замовлення покупцю» або «Реалізації товарів і послуг».

Отже, створюємо рахунок та формуємо друковану форму «Рахунок на оплату з факсиміле»:

У вікні «Друк документа» буде сформовано рахунок на оплату з факсиміле печатки підприємства та факсиміле підпису відповідальної особи, які завантажені в картці організації. З цього вікна рахунок можна зберегти в обраному форматі, наприклад, PDF або XLS, відкоригувати аналогічно таблиці Excel або створити електронний лист. Щоб виконати останню дію треба натиснути піктограму «конверт»:

На наступному етапі необхідно вибрати один або декілька форматів вкладення, в яких буде відправлено рахунок:

Після відмітки потрібного формату та натискання кнопки «Обрати» програма створить документ «Вихідний електронний лист»: