Предприятия, которые регулярно предоставляют периодические услуги: коммунальные или сервисные, обычно в начале каждого месяца отправляют клиентам счета на оплату. Если таких счетов много, процедура рассылки становится очень трудоемкой.

По запросу такого предприятия мы создали обработку, которая автоматизирует этот процесс.

Наш клиент работает в программе «BAS Комплексное управление предприятием»:

• Особенность этой программы заключается в том, что «Счет на оплату» не может существовать в системе как самостоятельный документ. Он обязательно привязывается к Договору, Заказу и т. д. Поэтому на первом этапе бухгалтер создает документы «Заказ покупателя» на следующий месяц с месячным объемом услуг для каждого контрагента.
• На втором этапе в журнале «Заказы покупателей» выделяются строки с заказами, счета по которым нужно отправить.
• После нажатия кнопки «Создать письма для избранных», система генерирует электронные исходящие письма. В каждом из них вложен счет на оплату в формате PDF с факсимиле печати предприятия и подписи ответственного лица. Отправляются такие письма встроенным регламентным заданием по расписанию или другим удобным для бухгалтера способом.

Чтобы обработка работала корректно, необходимо в настройках информационной базы указать, что заказ используются в качестве счета на оплату. В карточках партнеров-покупателей также необходимо внести адрес электронной почты на закладке контактной информации.