10 признаков того, что бизнесу нужна автоматизация

На сегодня все успешные компанию используют инструменты автоматизации бизнеса или же находятся на стадии их внедрения. Современные реалии таковы, что чем быстрее удается структурировать и оперировать массивами информации, аналитических данных – тем быстрее принимаются верные решения, улучшаются показатели. А как все мы знаем – время – деньги. И расходовать их надо с умом.
Именно это и позволяют делать современные инструменты автоматизации. С развитием технологий появляются всё более «умные» системы сбора, структурирования данных, администрирования и анализа. И всё больше компаний используют их в решении повседневных вопросов. Что, если ваши конкуренты уже работают с программами, призванными оптимизировать рабочие процессы, в то время, как вы делаете все «по старинке»? С опытом более 10 лет автоматизации предприятий и бизнесов различных направлений, можем с уверенностью сказать, что старые-привычные способы ведения дел тормозят развитие, не дают «раскачать» предприятие до возможных современных показателей. Это как пытаться дискету прочитать через дисковод: старые решения не подходят современным потребностям бизнеса, маркетинга, спроса и конкуренции. 
И если вы ещё не замечали, что вам не хватает автоматизации, мы подготовили основной список «болей» бизнеса, который не оптимизировался ранее и продолжает развиваться в условиях современных потребностей. 

1. ТОП-менеджеры не могут «здесь и сейчас» получить доступ к показателям компании / эффективности конкретного отдела или сотрудника

Если за 120 секунд руководство не может получить исчерпывающую информацию о текущих делах компании – нужна автоматизация. Это один из основных и главных пунктов, который показывает эффективность используемых инструментов.
Существует ряд программного обеспечения, который внедряется в работы сотрудников и позволяет в момент собирать и обрабатывать нужную информацию, создавая статистику и отображая текущую ситуацию компании. Правильно подобранный пакет инструментов позволяет установить мобильное приложение и в любой момент, по востребованию, получить актуальную, детализированную и структурированную информацию за несколько кликов.

 2. Организация работы компании не менялась с тех пор, как штат вырос в несколько раз

На первых этапах запуска бизнеса, когда требуется время на раскачку и создание базовых рабочих принципов, минимальная потребность в использовании специализированного ПО или дорогостоящих инструментов для обработки данных. Всё это можно делать вручную, экономя средства компании на текущие нужды.
Однако, когда увеличивается штат сотрудников, доходы, продажи, появляется клиентская база и т.д. Продолжать работать по исходным принципам – это ставить себе же палки в колеса: нанимать лишних сотрудников (чтобы те справлялись с растущей нагрузкой), тратить время на сведение статистики, подготовку отчетов, ведение бухгалтерии, документации и т.д. 
Нашим клиентам мы рекомендуем начинать автоматизировать бизнес с нуля: так быстрее проходит процесс привыкания, меньше тратится времени на обучение одного сотрудника, удается получать полную статистику со времен организации предприятия. 
Если же вы продолжаете использовать excel для ведения бухгалтерии и подсчета различных расходников, если вы продолжаете печатать отчеты, документацию, вручную считать ключевые и второстепенные показатели эффективности и в целом можете только по проделанной работе оценить эффективность сотрудника – пора расширять возможности бизнеса и автоматизировать его ключевые показатели.

3. Необходимо расширить бизнес, открыть филиалы

И здесь встаёт вопрос: как правильно организовать учёт и отчётность. Во-первых, необходимо отслеживать эффективность каждой отдельной точки компании, во-вторых, получать общую сводку о результатах всего бизнеса. Можно это делать вручную, тратя время сотрудников и ежемесячно выделяя до 16 трудочасов на подсчеты. А можно подключить специализированное ПО и в любой момент иметь доступ к показателям компании.

4. Ваше ПО постоянно требует доработок

Распространенная проблема, с которой к нам обращаются – это уникальное программное обеспечение, разработанное в 201Х для конкретной компании и ежегодно обновляемое каким-то новым функционалом. Это дорого. Если программист, с которым велось сотрудничество, по разным обстоятельствам его прекратил – сложно найти нового исполнителя. Тенденции рынка подкидывают всё новые требования к расширению функционала. 
Это про вас? Хватит тратить деньги на совершенствование своего ПО – купите готовый вариант с поддержкой. Дело в том, что компании-производители моментально реагируют на новшества и дополняют ими свои разработки. Вам не надо за них доплачивать невероятные деньги, в большинстве случаев достаточно будет просто обновить программу. 

5. Отделы плохо взаимодействуют между собой

Вот были у вас отделы и на заре проекта – было в них по несколько людей. Спустя пару лет успешной работы штат увеличился многократно. А принципы взаимодействия остались прежними. 
Частая проблема, которая возникает в этом случае – некоторые подразделения дублируют отдельные задачи друг друга; на принятие решений, зависящих от других отделов, тратится больше времени.
Внедрение подходящей CRM-системы, а также ПО для менеджмента позволит правильно выстроить взаимодействие между отделами и отслеживать работу каждого отдельного сотрудника.

6. Цели и направления бизнеса изменились, но не ПО

Со сменой деятельности компании часто требуется и пересмотр инструментов оптимизации. Связано это с разными данными для сбора и структурирования, неэффективности ранее созданной системы сбора и анализа данных.

7. У вас есть сотрудники, которые занимаются только таблицами, сведением данных, электронными письмами

Всегда можно делать любую механическую и монотонную задачу быстрее. Если вы до сих пор сложные расчеты проводите в excel, данные о закупках / продажах заносите в таблицы, если вы всё ещё электронные письма не структурируете по целевым каналам – есть плохая новость: вы впустую тратите трудочасы нескольких сотрудников. 

8. Сотрудников приходится дополнительно стимулировать для работы с ПО

Хуже не автоматизированного бизнеса может быть только автоматизированный бизне неподходящими инструментами. Первый показатель такой оптимизации – сотрудники тратят больше времени на привычные задачи. Некоторые руководители решают оптимизировать отдельные процессы, не до конца разбираясь, какие программы справятся с этим лучше. И используют самые популярные направления или же рекомендации других владельцев бизнеса. Однако лучше выбирать инструменты, которые будут решать вопросы вашей компании. И подобрать их вам помогут специалисты по автоматизации.

9. У вас нет электронной базы данных

Где хранятся архивы документов, информации, учебные материалы, данные о сотрудниках, клиентах и т.д. Это общее облачное хранилище с несколькими уровнями доступа, откуда сотрудники могут получать нужную информацию для решения текущих вопросов, а также сохранять и обмениваться различными рабочими данными.
Все накладные, чеки, документы удобно хранить в электронном формате, доступ к которым возможен с телефона.

10. В течение рабочего дня отдельные сотрудники используют больше двух ПО 

Для проведения сделки, составления документации, завершения отдельных циклических задач необходимо использовать несколько ИТ-решений. 
В рамках одной разработки существует система синхронизации между приложениями, что позволяет быстрее оперировать данными. При этом все их можно соединить в единую сеть, что очень удобно.
В целом, анализируя необходимость подключения систем оптимизации рабочих процессов, обратите внимание на такие факторы:

• в штате сотрудников больше 10 человек;
• вы работаете с клиентами;
• есть необходимость вести статистику продаж, доходов, расходов;
• нужно учитывать движения товаров по складу;
• в штате есть бухгалтер и/или юрист;
• сотрудники не эффективно используют рабочее время;
• вы не можете отследить, куда уходят трудочасы сотрудников, а также движение финансовых средств по компании;
• хотите внедрить программу лояльности для клиентов;
• нужен понятный планер и постановщих задач внутри компании.

Сомневаетесь ещё в том, что вашему бизнесу нужна автоматизация и какие продукты может предложить вам современная разработка? – Звоните или пишите нам за бесплатной консультацией: мы проанализируем исходные данные компании и сможем предложить индивидуальные решения ваших задач.