BAS «Комплексне управління підприємством» – Обзор подсистемы “Планирование” на конкретном примере.

Важным звеном управленческого учета любого предприятия является планирование. Потому что, как сказал один известный человек, незапланированный успех — это запланированный провал.

Планирование производства или закупок является основой для бесперебойного обеспечения продаж. Планирование продаж поможет компании определить порог безубыточности, желаемый уровень рентабельности и другие финансовые показатели.

BAS «Комплексне управління підприємством» обеспечивает в том числе автоматизацию и этой потребности бизнеса.

Прикладное решение автоматизирует составление планов с различной периодичностью, детализацией и аналитикой. Все необходимые опции включаются в разделе “НСИ и администрирование” – “Настройка разделов” – “Бюджетирование и планирование” – “Планирование”.

Более подробная информация о возможностях этой подсистемы освещена в официальной документации к программе. Сейчас я не буду заострять на этом внимание.

В данной публикации мы рассмотрим варианты построения планов продаж и закупок. Сначала мы создадим план продаж на основе заказов покупателей. А потом, чтобы обеспечить запланированные продажи, мы составим план закупок.

Все планы основаны на сценариях. Сценарий используется для обеспечения возможности хранения нескольких независимых версий данных в информационной базе данных, описывающих один и тот же период деятельности предприятия. Сценарии дают вариативность данных (разделение нескольких запланированных оценок: «оптимистичный сценарий», «пессимистический сценарий») и версионирование планов (сохранение отдельных версий этих сценариев). Один и тот же сценарий может быть использован при создании различных планов: планы продаж номенклатуры, планы продаж по категориям, производственные планы, планы покупки, планы сборки (разборка).

В рамках выбранного сценария можно создавать планы различных типов. Вид плана определяет правила его формирования:

• вариант заполнения (по формуле или по источнику);
• степень детализации плана (подразделение, склад, партнер и оферта);
• возможность запланировать оплату от клиентов.

Для каждого сценария может быть несколько видов планов. Например, обобщенный план в целом для компании или план с детализацией объема продаж до каждого клиента и/или склада.

Обращаю Ваше внимание: для правильного использования отчета «Сбалансированность планов» планы продаж и закупок должны строиться на основе одно и того же сценария. Данный отчет показывает, насколько планы потребностей выполняются за счет планов обеспечения.

Например, на предприятии есть менеджеры, которые принимают заказы от клиентов и на основании этих данных формируют планы продаж в системе на следующий месяц. А руководству нужен сводный план по компании.

На первом этапе мы создаем сценарий. Справочник “Сценарии товарного планирования» доступен в разделе “Бюджетирование и планирование” – “Настройки и справочники”. В нашем сценарии устанавливаем периодичность в “Месяц”, указываем, что этот сценарий будет использоваться как для планов продаж, так и для планов закупок:

После сохранения сценария можно создавать планы для него. Чтобы перейти в справочник «Вид планов», нажмите на соответствующую ссылку:

Для удобства ввода данных создадим первый вид плана для заполнения одного документа для одного клиента:

При создании документа «План продаж» для такого вида плана поле «Клиент» заполняется на главной странице документа, а табличная часть может быть заполнена только номенклатурой и количеством:

Второй вид плана будет сделан с возможностью заполнения документа для нескольких клиентов. Для этого в разделе «Детализировать план по:» мы ставим отметку «Объединенный план по клиентам / поставщикам»:

В этом случае поле «Клиент» переносится в табличную часть:

Чтобы внесенные в систему документы «План продаж» появились в отчетах, недостаточно записывать и проводить их. Процедура согласования и утверждения планов основана на управлении статусами документов планирования. То есть, необходимо, чтобы документы имели статус “Утвержден”:

Если на вашем предприятии создают и утверждают планы разные сотрудники, в программе необходимо разделить эти роли путем настройки прав доступа. В базовой конфигурации функционал раздельного управления статусами не предусмотрен и требует доработки программистов.

Чтобы получить сводный план продаж, вы можете настроить вид плана, который будет заполнятся данными планов, введенных по каждому клиенту, или использовать отчеты.

В первом случае при создании обобщенного типа плана раздел «Детализировать план по:» не заполняется, но мы настраиваем правило заполнения. Здесь нужно указать “Источник заполнения количества” – план продаж с необходимым сценарием:

Также получить сводный план продаж можно с помощью Универсального отчета (Доступ: Раздел «НСИ и администрирование» – «Настройка параметров системы» – «Печатные формы, отчеты и обработки».)

Напомню, что для облегчения доступа к элементам системы, они могут быть помечены как «Избранные». Это делается с помощью значка «звезда» рядом с именем любого справочника, документа или отчета. При нажатии она становится желтой, и элемент отражается в списке, доступном на панели инструментов:

Настраивается отчет достаточно просто. После открытия страницы отчета в шапке необходимо выбрать вид регистра – в данном случае, это регистр накопления, и, собственно, конкретный регистр, который мы должны проанализировать:

Чтобы настроить способы группировки и отбора, нажмите кнопку Настройки, выберите вид «Расширенный» и перейдите на вкладку “Структура”. Здесь мы “наступаем” мышкой на «Отчет», переходим в меню “Еще” и выбираем команду “Добавить таблицу”:

После этого с помощью кнопку “Добавить” для “создания” строк и столбцов, как мы хотим видеть:

Возвращаемся к закладке “Отборы” и добавляем отбор по конкретному плану продаж:

Если вы получили ожидаемый результат, не забудьте сохранить настроенный вариант отчета для дальнейшего использования.

Имея сводный план продаж, можно приступать к его обеспечению. То есть договариваться с поставщиками. На основании окончательной договоренности с контрагентом вы имеете основание внести в программу план закупок.

Для планов закупок необходимо создать похожие типы планов – для заполнения данных для одного поставщика или нескольких.

Например, вы договорились купить товар в количестве 30 единиц у контрагента «Продукты» в январе 2021 года. В документе “План закупок” вы заполняете соответствующий период, указываете поставщика и на вкладке “Товары” заполняете оговоренное количество:

Отчет «Сбалансированность планов» (Доступ: раздел «Бюджетирование и планирование» – «Отчеты по бюджетированию и планированию») поможет контролировать обеспечение запланированных продаж. Он предназначен для проверки корректности и сбалансированности составленных планов. Используйте этот отчет для оценки того, реализуются ли планы потребностей с помощью планов обеспечения. Вы также можете вызвать отчет из любого документа плана с отбором по периоду планирования, сценарию и номенклатуре из документа планирования:

Отчет имеет важные особенности:

• Показатели планов зависят от настроек ведения планов, которые вы указываете при настройке раздела «Бюджетирование и планирование» на странице «НСИ и администрирование».
• Любой показатель плана может быть отключен из быстрых настроек отчета – показатели «Итоги по группе», «Отклонение %» и «Отклонение» не будут учитывать отключенные планы;
• Отбор «Только превышение отклонения на, %» позволяет выбрать строки, обеспечение которых превышает потребности на %, указанный в поле ввода. Отбор «Только меньше отклонения на, %» позволяет выбрать строки, которые не обеспечены на % (необходимо указать с минусом). Указания процента отличного от 0 (ноль) позволяет не выводить незначительные отклонения.

На основании планов обеспечения потребностей могут быть созданы заказы поставщикам, заказы на сборку (разборку), заказ на материалы, если это предусмотрено в сценарии планирования.

Ставьте лайки, задавайте вопросы! Специалисты HOTKEY всегда помогут вам.

Получите консультацию по работе с программами автоматизации бизнеса, задавая нам вопросы в чате или позвонив по контактным телефонам.

Елена Албихина,

Сертифицированный консультант методист HOTKEY,

Эксперт по автоматизации бизнес-процессов.