Настройка параметров обеспечения потребностей в BAS Управління торгівлею

Конфигурации BAS, поддерживающие управленческий учет: BAS Управління торгівлею, BAS Комплексне управління підприємством і BAS ERP, имеют широкий функционал по управлению торговыми операциями на предприятиях, занимающихся оптовой и розничной торговлей.

Подсистема «Управление торговлей» предлагает широкий инструментарий, в том числе, контроля достаточности товарных запасов на складах компании для эффективного ведения деятельности. Эта задача реализуется с помощью Механизма обеспечения потребностей.

Правильно настроенная система учета позволяет обеспечивать оптимальный запас товаров на складах. С одной стороны, достаточный для выполнения всех обязательств предприятия перед покупателями по своевременной отгрузке товаров клиентам. А с другой – позволит не хранить на складе лишний остаток, что экономит оборотные средства.

Итак, рассмотрим необходимые настройки, которые нужно сделать перед началом работы в программе.

Если вы планируете управлять обеспечением заявок от клиентов, в настройках раздела «Продажи» (подраздел «Оптовые продажи») необходимо установить отметку «Заказы клиентов» и вариант их использования – «Заказ со склада и под заказ».

Примечание. Выбор варианта «Заказ только со склада» ограничивает отдел продаж остатками товаров на складе.

Аналогично, в разделе «Настройка разделов» – «Закупки» необходимо включить возможность использования заказов поставщикам.

В настройках раздела «Склад и доставка» настраивается работа с обеспечением потребностей:

Опция «Обособленное обеспечение заказов» позволяет закупать товары под конкретную заявку: заказ клиента, заказ на сборку и т.д. При таком варианте обеспечения поступивший на склад товар можно будет отгрузить только по тому заказу, для которого он предназначен.

Методов обеспечения потребностей по факту только два – «под заказ», а также создание и поддержание необходимого количества товаров на складах предприятия, исходя из заданных минимального и максимального уровня таких запасов.

Метод обеспечения «Заказ под заказ» – самый простой и прозрачный. При автоматизированном формировании потребностей система учтет исключительно то количество, которое необходимо для выполнения обязательств по отгрузке. Запасы на складе при этом не создаются. Дата заявки поставщику рассчитывается на основании способа обеспечения потребностей таким образом, чтобы поставщик поставил нам товары «точно в срок».

Метод «Поддержание запасов на складах» заключается в том, что при снижении запаса товаров до минимального количества, система будет предлагать заказать количество, равное желаемому максимальному объему запаса.

Расчет показателей минимального и максимального уровня запасов зависит от выбранного варианта обеспечения потребностей.

При выборе пункта «Упрощенное» возможно только ручное указание минимального и максимального количества товаров на складах.

Расширенный вариант имеет в арсенале три метода исчисления минимального и максимального значения объема нужных запасов:

Поддержание запаса (min – max). Этот метод создает запасы на складе, исходя из заданных пользователем показателей минимального и максимального количества запасов. Эти параметры задаются вручную. При запуске обработки система проверяет, не снизилось ли количество запасов с таким методом обеспечения потребностей ниже минимального уровня. Если так, заказывается максимальный объем.

В остальных методах минимальные и максимальные показатели рассчитываются следующим образом:

Максимальный запас = Среднедневное потребления (норма потребления) * Обеспечиваемый период (или количество дней от ближайшей до следующей поставки) + Страховой запас

Минимальный запас = Среднедневное потребления (норма потребления) * Количество дней до ближайшей поставки + Страховой запас.

Поддержание запаса (расчет по норме). Этот метод обеспечивает остаток товаров, исходя из дневной нормы такого остатка, введенной пользователем вручную. В этом методе уже появляется понятие «страхового запаса». Это количество товара, которое, по мнению пользователя, обеспечит незапланированное увеличение спроса.

Количество обеспечиваемых дней система берет из способа обеспечения и рассчитывает, хватит ли остатков запасов на складе предприятия на указанный период. Заказ поставщику будет сформирован в том случае, когда этого количества (за вычетом страхового запаса) уже не хватит до следующего заказа.

Например, задаем норму потребления, равную 20 единицам товара в день, и страховой запас в 15 единиц. В способе обеспечения укажем следующие параметры

Правило формирования заказов – «при достижении точки заказа»,
Срок поставки товаров после согласования заказа с поставщиком – 2 дня,
Запас товара на складе необходимо рассчитывать на «обеспечиваемый период», равный 30 дням.

Как видите, формы в конфигурациях BAS довольно информативны и содержат объяснения практически к каждому элементу. Кроме того, нажав кнопку «F1» на клавиатуре, вы можете вызвать Справку по текущему объекту системы, которая содержит более подробную информацию о работе с документом, справочником или обработкой.

В нижней части формы система информационно отображает расчетные даты: дата формирования заказа – сегодня, дата получения ТМЦ по заказу составляет 2 рабочих дня.

Внимание! При расчете сроков создания заказов и сроков доставки номенклатуры с типом «Товар» используется график работы, указанный в соответствующем поле карточки склада:

Поэтому, если формирование заказов вдруг не работает, проверьте, заполнен ли этот реквизит.

Мы продолжаем расчет примера. Таким образом, при заданных условиях:

Минимальный запас на складе равен: дневная норма * количество дней до ближайшей доставки + страховой запас. То есть, 20 штук * 2 дня + 15 штук = 55 штук.
Максимальный запас: дневная норма * количество дней обеспечиваемого периода + страховой запас. То есть, 20 штук * 30 дней + 15 штук = 615 штук.

Как видите, объем товаров на складе меньше минимального. И поэтому система предлагает заказать максимальное количество минус уже оформленные заказы на этот комбайн: 615 – 10 = 605.

Поддержание запаса (расчет по статистике). В этом методе среднедневная норма использования запасов не устанавливается вручную пользователем, а рассчитывается системой на основе фактических данных за предыдущие периоды. Алгоритм расчета количества товара к обеспечению совпадает с предыдущим методом.

Например, установим следующие параметры:

Поскольку обеспечением отгрузки мы занимаемся в июне 2021 года, то, согласно установленным параметрам, статистика будет взята за один предыдущий месяц, то есть с 1 по 31 мая. Как видно из отчета, продажи за май составили 80 шт.

По стандартному графику (5 дней в неделю) рабочих дней в мае – 19. Среднедневной расход составит 80 шт. / 19 дней = 4,2105263 шт. Система именно так и рассчитала:

Далее необходимо выполнить другие настройки механизма обеспечения потребностей.

Параметры обеспечения потребностей устанавливаются для двух аналитических разрезов: склада и номенклатуры.

Для каждой пары “Номенклатура + Склад” можно установить способ обеспечения потребностей и метод их обеспечения.

Способ обеспечения указывает системе, где нужно взять конкретный товар для удовлетворения требований – купить (возможно, у конкретного поставщика), переместить с другого склада и т.д.

На вкладке «Ограничение использования» можно установить дополнительные данные для использования этого способа. Например, для типа обеспечения «Покупка» использование способа можно ограничить одной организацией или подразделением, а также указать определенного поставщика, соглашение и вид цены.

Метод обеспечения потребностей показывает, будем ли мы поддерживать необходимый запас товаров на складах или нет.

Форму настройки параметров обеспечения потребностей можно открыть:

– из карточки номенклатуры:

Из карточки склада:

непосредственно из обработки «Формирование заказов по потребностям».

Эта форма представляет собой своего рода матрицу, в которой для каждого набора аналитик «Номенклатура + Склад» можно увидеть и установить необходимые показатели для расчета потребности.

Как вы можете видеть, способ обеспечения можно выбрать либо непосредственно в этой форме, либо система считает его из схемы обеспечения, назначенной этой номенклатуре. Справочник «Схемы обеспечения» доступен в разделе «Склад и доставка» – «Настройки и справочники». С ее помощью для номенклатуры настраивается использование способов обеспечения на складах предприятия или группируются номенклатурные позиции с тем же порядком обеспечения в пределах одного или нескольких складов.

При поддержании запаса учитываются также потребности по заказам к отгрузке. Такие потребности фиксируются в заказах клиентов и внутренних заказах путем выбора значения «К обеспечению» в колонке «Действия» для избранных товарных позиций.

Настройка «Обеспечение заказов» определяет, какое количество будет предложено к заказу в зависимости от суммарных потребностей по заказам к отгрузке.

Обеспечивать за счет запасов – если количество товаров в заказах с действием «к обеспечению» превышает величину заказываемого для поддержания запаса объема, то заказывается максимальная из двух величин.
Обеспечивать независимо от поддержания запасов – количество к заказу будет складываться из количества для поддержания запаса и количества в заказах с действием «к обеспечению».

Обособленные заказы («Действие» = «Обеспечивать обособленно») всегда обеспечиваются независимо от поддержания запасов.