Не редки случаи, когда работники предприятия берут в счет зарплаты какие-нибудь товарно-материальные ценности (далее, ТМЦ).

Это часто практикуется на предприятиях, которые производят продукты питания или потребительские товары.

Ниже описано, как такая хозяйственная операция отражается в программах бухгалтерского учета.

Напомню, что учет взаиморасчетов по оплате труда дополнительно к бухгалтерским проводкам также отражается в регистре «Взаиморасчеты с работниками организации».

Поэтому важно отразить такую выплату не только на бухгалтерском счете 661, но и в этом регистре.

Выплата заработной платы товарно-материальными ценностями в программе BAS Бухгалтерія.PROF.

Стандартный документ, с помощью которого можно было бы выдать сотруднику какие-либо товары или продукцию в счет оплаты труда, в системе отсутствует. Поэтому, в зависимости от учетной политики компании, мы будем использовать имеющиеся документы:

Вариант 1: ТМЦ поставляется по себестоимости или покупной цене.

В этом случае для формирования проводки по выдаче товара со склада по 661 счету мы будем использовать документ «Списание товаров», а запись в регистр «Взаиморасчеты с работниками» будет создана вручную с использованием документа «Операция (ручной учет)».

Например, сотрудник Абдулов Юрий Владимирович хочет взять в счет зарплаты «Фарбу 1», 2 штуки.

На первом этапе мы создадим документ «Списание товаров» (доступ: раздел «Склад» – «Инвентаризация»). Дата документа должна совпадать с датой фактического получения ТМЦ со склада предприятия.

В шапке документа мы указываем склад, с которого выдается ТМЦ. Таблицу «Товары» заполняем списком полученных материалов, указывается их количество и счет учета. В нашем примере это будет «Фарба 1», 2 штуки, учитывается на счете 281.

На вкладке «Счета учета» в поле «Счет списания» мы указываем счет 661 «Расчеты по заработной плате», в поле «Працівники організацій» выбираем сотрудника. В нашем примере это – Абдулов Ю.В.

При необходимости вы можете заказать у сервисной компании печатную форму накладной для выдачи товаров и материалов в счет заработной платы и распечатывать ее непосредственно из программы.

После проведения документа программа рассчитает стоимость товара, указанного в таблице, и сформирует проводки:

Хочу обратить Ваше внимание, что в случае с продукцией, произведенной предприятием, суммы в документе может и не быть, так как себестоимость выпуска формируется при закрытии периода документом «Закрытие месяца». В некоторых случаях этот же документ может скорректировать и стоимость приобретенных товаров. Поэтому после закрытия месяца сумму списания нужно проверить вручную.

Напомню, что получение ТМЦ в качестве оплаты за труд приравнивается к выплате дохода. И согласно налоговому законодательству на сумму выплаченного дохода компания должна уплатить НДФЛ, военный сбор и ЕСВ не позднее следующего дня после такой выплаты. Как правило, многие бухгалтеры делают переплаты по этим налогам как раз для таких случаев.

Следующим шагом является создание документа «Операция» (Доступ: раздел «Операции» – «Бухгалтерский учет» – «Операции, введенные вручную»). Операция создается той же датой, что и списание товара.

Для того, чтобы в документе появилась возможность корректировать регистры, необходимо выбрать их в списке, вызываемом кнопкой «Выбор регистров». В открытом окне отмечаем «птичками» необходимые регистры, нажимаем «ОК». После этого в документе формируются закладки, соответствующие выбранным объектам.

Поскольку выдача продукции в счет заработной платы, по сути, является операцией продажи, согласно Налоговому кодексу Украины, она облагается НДС. Поэтому в документе «Операция» мы добавляем проводку по начислению НДС:

А в регистре учета взаиморасчетов сумма удержания стоимости товара указывается с НДС:

Внимание! Поле «Период взаиморасчетов» заполняется датой первого дня отчетного месяца, независимо от фактической даты операции.

На последнем этапе создаем налоговую накладную на эту продажу.

Вариант 2. ТМЦ отгружается по специальной цене для сотрудников, которая выше, чем ее учетная стоимость.

По решению собственника, в случаях, когда отгрузка продукции в счет зарплаты – явление регулярное, для работников могут устанавливаться специальные цены.

Они могут быть указаны в документах реализации вручную или установлены специальным документом. В последнем случае цена будет автоматически проставляться в расходных накладных. Для бухгалтера это значительно снижает риск ошибки неправильно указанной стоимости, особенно если компания имеет большое количество номенклатуры.

Для этого в программе создается соответствующий тип цены. Например, «Цена продажи для сотрудников». В конфигурациях BAS Бухгалтерія.PROF и BAS Бухгалтерія.CORP справочник «Типы цен номенклатуры» доступен в разделе «Справочники» – группа «Товары и услуги».

Документ «Установка цен номенклатуры» (доступ: раздел «Склад» – «Цены») фиксирует цены на товары и (или) продукты по всем необходимым видам цен:

Документ «Реализация товаров и услуг» на заказанные работником ТМЦ оформляется днем выдачи продукции или товаров со склада компании. В заголовке документа указывается склад отгрузки, контрагент «Конечный потребитель» (или, при необходимости, для каждого сотрудника создается отдельный элемент справочника «Контрагенты»). Таблица «Товары» заполняется перечнем товаров и услуг, полученных в счет зарплаты.

На закладке «Счета расчетов» указывается счет учета задолженности. По умолчанию это счет 361 «Расчеты с отечественными покупателями».

На основании расходной накладной создается налоговая накладная.

Чтобы удержать стоимость выданных товаров из заработной платы, создаем особый вид удержания с названием, например, «За товары в счет зарплаты». В поле «Способ расчета» указываем «фиксированной суммой» и настраиваем способ отражения операции в бухгалтерском учете:

В документе «Начисление зарплаты» на закладке «Удержания» заполняем таблицу перечнем подлежащих удержанию сумм.

Внимание! Если в программе расчеты с контрагентами ведутся «по документам расчетов», то субконто «Документ расчетов с контрагентами» в проводке должно быть заполнено вручную.

Также не забудьте проверить, все ли суммы вы удержали с сотрудников: остатка по договору «Продажа товара собственным сотрудникам» на счете 361 быть не должно.

Выплата заработной платы в натуральном виде в конфигурациях BAS Бухгалтерія.КОРП и BAS Комплексне управління підприємством осуществляется по вышеописанной схеме, но есть особенности.

В конфигурации BAS Комплексне управління підприємством тип цены устанавливается в разделе «CRM и маркетинг» – по ссылке «Настройки и справочники»:

Регистрация нового значения цены осуществляется с использованием специальной обработки «Цены (прайс-лист)». Она доступна также в данном разделе.

Суммы, которые необходимо удерживать с сотрудников, могут быть внесены в программу специальным документом «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» (доступ: раздел «Зарплата» – группа «Удержания» – «Алименты и другие удержания»). Данный документ включен в функционал и BAS Бухгалтерія.КОРП, и BAS Комплексне управління підприємством в рамках подсистемы «Зарплата».

Этот документ можно заполнить для всех сотрудников, с которых необходимо удержать стоимость выданного товара. В отчетном периоде может быть несколько таких документов.

При формировании документов «Начисление зарплаты и взносов» и впоследствии «Отражение зарплаты в финансовом учете» таблица «Удержания» будет заполняться на основании данных, внесенных документами журнала «Алименты и другие удержания».

Еще одним вариантом автоматизации выдачи продукции в счет заработной платы станет заказ на разработку специального документа, который будет одновременно фиксировать списание ТМЦ со склада, уменьшение задолженности компании перед работником и формирование печатной формы расходной накладной на выдачу. Это актуально для предприятий, в которых такие хозяйственные операции выполняются систематически.

Компания Hotkey с удовольствием выполнит для вас такую разработку.

Напишите нам в комментариях или позвоните по телефону 095-287-61-10.

Елена Албихина,

Сертифицированный консультант-методист HOTKEY,

Эксперт по автоматизации бизнес-процессов.