Приветствую! Как и обещал, начинаю цикл публикаций об инструментах Битрикс24. Статья о чудесном функционале Битрикс24.Календарь открывает эту серию.

До использования Битрикса я планировал рабочие дела с помощью Google Calendar (ну, и личные тоже там).

В таком варианте приходилось мириться с несколькими неудобствами:

• Не все мои коллеги использовали данный сервис, в первую очередь, это влекло за собой невозможность мониторинга занятости;
• Практически во всех задачах, связанных с нашими клиентами, я использовал свою личную систему тэгов, чтобы хоть как-то упорядочить работу;
• Если было несколько задач, связанных с одним и тем же проектом, начиналась путаница, приходилось додумывать правила “обзывания” таких событий в календаре ([название проекта] [тема] [#клиент]);

Чем же, собственно, упростил жизнь, Календарь в Битрикс24?

Устраивайтесь поудобнее :).

Календарь в Битрикс24

           Битрикс24.Календарь – наглядный и эффективный инструмент, когда речь заходит о планировании рабочих дел. Это – то место, где можно увидеть не только что-то одно: либо только задачи, либо только мероприятия, там все, что можно запланировать в системе. Этот инструмент невозможно игнорировать. С его помощью, вы будете контролировать мероприятия, встречи, задачи, звонки, вообще все, что имеет дату начала.

           Если до этого у вас был опыт работы с приложениями-календарями, разобраться в Битрикс будет просто. Здесь все устроено «по канону», как в Google Calendar и iCal. А если такого опыта нет – что же, Вам повезло, у Вас есть я.           

           Когда в Битрикс24 из главного меню вы открываете Календарь, возникает вопрос, чем отличается вот Это, от Этого?

Ну, наверное, в «Моем» календаре можно запланировать «вынести мусор» или «купить кошачий корм»? … Теоретически – да, но лучше оставьте это другим приложениям для личного планирования 🙂 Кстати, бесплатный Битрикс24 вполне можно для этого использовать.

          Итак, в чем же разница?

          На самом деле, эти два пункта меню тесно связаны, ведь «Календарь компании» — это общий заранее предустановленный календарь с правами на просмотр и редактирование для разных пользователей (администратор может изменить эти права). В этот календарь не только все могут добавлять информацию вручную, туда автоматически попадает всё, что создается в других разделах Битрикс24: задачи, проекты, назначенные встречи, то есть все, что имеет «общий» доступ.

          Кроме готового «Календаря компании», в который сотрудники вносят информацию для работы, можно создать неограниченное количество «специальных»: отдельный календарь для проекта, личный календарь планируемых свиданий, календарь организации выставки и так далее. В этих календарях вы сами определяете доступы и права для других сотрудников.

          А «Мой календарь» — это сведенные вместе «Календарь компании» плюс все ваши и не ваши календари, на события в которых у вас есть права. В нем каждый видит только свои дела, задачи, звонки и прочее.

          Ну хорошо, чем отличается одно от другого, разобрались. Делаем вывод, что для персональной работы, в основном, нужна только первая вкладка «Мой календарь». Обратите внимание, она показывает все те календари, которые разрешит Галочка. Видите, на скриншоте ниже, Галочка стоит напротив каждого календаря, а значит, они все включены в «Мой календарь». Если Галочка исчезнет напротив какого-то из календарей, то его события начнут жить собственной жизнью, и риск накладок при планировании вырастет в разы. Поэтому, дружите с Галочкой!

         Еще раз, вы можете создать свои календари либо же подключить календари ваших сотрудников или отдельных проектов (если на то вам хватит прав):

Добавление календарей

Как создать новый календарь: придумайте название, выберите цвет, вкус, настройте права, сохраните и узрите Ваше Творение:

Как планировать прямо из календаря?

            Для начала, переключитесь в удобный для Вас вид.

Если планируете дела на текущий день и хотите увидеть, что назначено на сегодня, используйте режим «День». Нужны более длинные промежутки времени – предусмотрены режимы «Неделя» и «Месяц».

           Теперь, кликнув на временной отметке, вы откроете окно создания нового события, и его время уже будет установлено в соответствии с тем периодом, который заранее выбрали:

Для режима «Месяц» временная шкала отсутствует, при выборе нужной даты она будет установлена автоматически:

Что насчет синхронизации?

         Ну, а куда ж без нее! Вы можете настроить синхронизацию с Вашими устройствами: мобильным телефоном или ноутбуком, дабы события из календарей Битрикс24 прилетали к вам, ну и наоборот, улетали, если вы создаете их в своих приложениях-календарях.

         Чтобы настроить синхронизацию, следуйте за мной:

Появится список из доступных вариантов, выберите устройство, с которым необходимо настроить синхронизацию и нажмите «подключить».

Вы получите подробную инструкцию по подключению, дублировать ее здесь – не вижу смысла, но можем договориться.

Выводы: не нужно сдерживать себя в использовании столь простого, но в то же время мощного инструмента. Возвращаясь к самому началу статьи: мне удалось избавить себя от неудобств планирования рабочих дел. Отпала необходимость использования системы тегов, правил для названий, и прочих выдумок, чтобы хоть как-то облегчить себе жизнь, планируя рабочие дела через Google Calendar. В Битрикс24 – задачи, проекты, мероприятия и клиенты, это все – отдельные сущности системы, каждая из которой имеет свою карточку, историю действий. Этим можно управлять, зайдя в соответствующий раздел системы, либо же, перейти туда сразу из календаря, прямо из названия события.

На этом у меня все, жду Ваших комментариев, вопросов, пожеланий! Компания HOTKEY всегда рада Вам помочь!