Содержание:

1. Автоматизация бизнес-процессов: что это и для чего
2. В чем преимущества
3. Что приносит прибыль
4. Подводные камни автоматизации
5. С чего начать: 5 шагов к успешной автоматизации

Что такое автоматизация бизнеса? Зачем она нужна? Команда HOTKEY разобрала основные принципы и правила автоматизации.

Когда растет компания, появляется необходимость в повышении нагрузки у сотрудников или расширении штата. Это влечет за собой повышение затрат. Для того, чтоб прибыль росла, а времени на производственные процессы уходило меньше, в среднем и большом бизнесе уже давно используют автоматизированные процессы. “Хочешь быть конкурентоспособным — автоматизируй» – девиз бизнеса сегодня, который должен усвоить предприниматель.

Автоматизация бизнес-процессов: что это и для чего

Автоматизация процессов управления – это замена человеческих действий специализированным программным обеспечением. Речь идет о ведении документов, контроле исполнения учетных или складских операций. Выделяют 2 направления автоматизации:

1. Автоматизация основных бизнес-процессов. Направлена на прямое увеличение объемов продаж и повышение доходности бизнеса. Например, набор софта для управления продажами.
2. Автоматизация поддерживающих процессов. Сокращает время на ведение рутинной работы. Не увеличивает доходы напрямую. Например, автоматизация бухгалтерского учета.

Нововведения качественно повышают уровень работы предприятия, а руководители получают возможность отслеживать и оценивать их эффективность.

Автоматизация: в чем преимущества

Автоматизированные бизнес-процессы имеют много плюсов. Мы выделили основные из них:

• повышение продуктивности — количество рутинных операций в ежедневной работе сотрудников сокращается. Задачи выполняются быстрее, потому что не требуют лишних согласований и уточнений. Так, менеджер получает уведомление об оплате счета клиентом и об этом не нужно узнавать у бухгалтера;
• повышение качества клиентского сервиса — возможность быстро реагировать на письма клиентов за счет шаблонных ответов. Если письмо составлено грамотно, то получатель не заметит того, что это шаблон, но будет рад оперативной коммуникации;
• повышение рентабельности — возможность оптимизировать штат компании и увеличить производительность труда;
• возможность аудита — прозрачность операций позволяет руководителям и работникам отслеживать бизнес-процессы и оценивать их результативность;
• повышение удовлетворенности работой — отсутствие утомительной работы, которую успешно выполняет программа, повышает уровень мотивации сотрудников;
• повышение точности — уменьшается влияние человеческого фактора. На выполнение задач не влияет усталость к концу рабочего дня, ослабление внимания или эмоциональный настрой.

Бизнесмен должен понимать, что модернизация предприятия — достаточно затратна и по времени, и финансово. Она полезна в долгосрочной перспективе. Владелец бизнеса сможет снизить затраты и увеличить выручку систематизировано и планомерно, а не здесь и сейчас.

Автоматизация в деталях: что приносит прибыль

Если большой и средний бизнес уже давно и успешно автоматизирован, то представители малого бизнеса в Украине еще не до конца понимают, каким образом новый подход сможет повысить уровень прибыли. Кому следует автоматизировать свой бизнес? Если процессы повторяются, однотипны и отнимают много времени у сотрудников, то пора подумать над тем, как оптимизировать бизнес.

Наша команда выделила сферы бизнеса, автоматизация которых увеличит доход вашей компании:

1. Учет товаров и сырья. Позволит сократить потери от порчи и краж. В производстве поможет вести подсчет расхода материала. В будущем накопленные данные помогут сократить количество остатков, а это конкретная экономия.
2. Анализ заказов. Позволит планировать расходы на каждый заказ. Это даст возможность управлять ценами и иметь преимущество перед конкурентами.
3. Скорость бизнес-процессов. Правильно настроенные автоматизированные процессы продаж заменяют кассира полностью или сокращают время обработки заказа.
4. Контроль качества. Система обратной связи от клиентов поможет быстро получать отклик о конкретных процессах и повысить лояльность, оперативно устраняя недочеты.
5. Автоматизированный маркетинг. Вы узнаете предпочтения конкретных групп потребителей. Эти данные помогут эффективно продавать товары, сокращая ненужные запасы на складе и автоматизируя закупки.

Самый важный, но не такой очевидный процесс, который выигрывает при модернизации работы предприятия — распределение времени руководителя. Всем ясно, что время стоит дорого, а время руководителя — еще дороже. Автоматизировав нужные процессы, у сотрудников пропадает необходимость согласовывать многие вопросы с начальником. Так у него появится больше времени для принятия решений. Ведь это интеллектуальный процесс, требующий опыта и личностных качеств, который сложно поставить на конвейер.

Подводные камни автоматизации

Автоматизированный бизнес повышает качество услуг и приносит больше прибыли за меньшее количество времени. Чтоб эта формула работала, необходимо выполнять ряд условий. Что важно знать предпринимателю перед внедрением автоматизации?

1. Сотрудников нужно будет обучить работать с новыми инструментами. Этот этап требует времени и квалификации.
2. Всю информацию необходимо будет перенести в новую систему. Важно следить за корректностью переноса данных. Даже небольшая ошибка искажает учет.
3. Предприятию нужна техническая поддержка. Например, если сфера автоматизации производственных процессов — бухгалтерия, то необходимо учитывать все особенности действующего законодательства данной области.

Все описанные трудности временные, они проходят, как только процесс налажен и сотрудники привыкают к новому порядку работы.

С чего начать: 5 шагов к успешной автоматизации

Автоматизированный бизнес — это большое количество плюсов. Сократить расходы, сэкономить время, уменьшить влияние человеческого фактора и повысить эффективность. Но как сделать так, чтоб новый подход работал на вас? Наши подсказки помогут в выборе систем автоматизации.

1. Определите сферы автоматизации бизнеса. Какие процессы нужно улучшить? Что автоматизировать? Задайте себе эти вопросы перед выбором программного обеспечения.
2. Стремитесь к согласованности систем. Убедитесь, что выбранная вами система автоматизации будет работать с уже существующими на вашем предприятии.
3. Убедитесь, что софт может расти с ростом вашего бизнеса. Интересуйтесь техническими возможностями программного обеспечения. Сможет ли оно соответствовать вашим требованиям через несколько лет?
4. Помните о безопасности. Будьте осторожны с конфиденциальными данными и четко отграничьте общедоступную информацию от закрытой. Учитывайте потребности вашего бизнеса.
5. Выбирайте зарекомендовавшие себя системы и меняйте под себя. Консультируйтесь со специалистами для подбора качественного продукта.

Или вы можете обратиться к специалистам по автоматизированию бизнес-процессов. Команда hotkey.ua на профессиональном уровне занимается подбором, созданием, доработкой и обучением управлению системами автоматизации. 

Не забывайте, что бизнес — это деньги. Ставьте конкретные задачи автоматизации, так вы сможете оценивать ее эффект во времени.