fbpx
Пн.-Пт. 8:30 - 17:30
(0552) 70 14 30

Заміна працівника: як це оформити в програмі обліку.

Приклад моделювався в конфігурації «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакція 2.1 (2.1.57.1), але методика, описана в статті, підходить для конфігурацій «Управління торговим підприємством» і «Управління виробничим підприємством».

  1. Вбудовані можливості оформлення заміни.

У базовому функціонал конфігурації існує документ «Заміни організацій» (Доступ: Робочий стіл – закладка «Кадровий облік»), який реєструє факт виконання одним працівником робочих обов’язків іншого співробітника без зміни кадрових даних.

У документі вказується ПІБ працівника, який буде виконувати обов’язки, ПІБ працівника, якого заміняють, термін заміщення і вид заміни. Вид заміни може бути:

– суміщення – обов’язки виконуються додатково до основних обов’язків працівника. При розрахунку зарплати за звітний період, буде проведено нарахування за основним видом розрахунку співробітника і за призначенням відсутнього працівника. Сума за заміну буде розрахована, виходячи з розміру оплати працівника, якого замінюють, і його графіка роботи.

– заміщення – працівник припиняє на зазначений період виконувати свої обов’язки і починає виконувати обов’язки замінюваного працівника. При розрахунку зарплати основне нарахування працівника на період заміни буде витіснене оплатою за призначенням відсутнього працівника. Сума за заміну буде розрахована виходячи з розміру оплати останнього та згідно з вказаним в документі графіком роботи.

Особливу увагу треба приділити графіку роботи. Якщо заміна виконується повністю, то графік можна залишити той, який був у відсутнього працівника. Але якщо заміна виконується тільки на частину ставки, то необхідно створити спеціальний графік «скороченого робочого часу». У ньому слід відобразити реальний час роботи на замінній посаді і в якості реквізиту «Графік повного робочого часу» вказати повний графік роботи на цій посаді.

Важливо!!! При відображенні замін використовуються графіки робіт неповного часу, тому для роботи механізму оплати особі, працівникові потрібно вид обліку робочого часу «по годинах» в основних нарахуваннях обох співробітників.

Остаточний розрахунок заробітної плати проводиться документом «Нарахування зарплати працівникам організацій».

Якщо в організації видається наказ про заміщення на декілька періодів (наприклад, при перехідній відпустці), то достатньо ввести один документ «Заміни організацій», вказавши в ньому весь період відсутності (наприклад, з 10.05.2020 за 20.07.2020). Після цього при розрахунку заробітної плати за кожен місяць буде проводитися розрахунок доплати.

Реквізити «Підрозділ організації» та «Посада організації» будуть враховані при заповненні надбавок за штатним розкладом у документі «Нарахування зарплати працівникам організацій». Але якщо, наприклад, «Доплата за нічні години» (та інші аналогічні доплати і надбавки) призначена не посади, а конкретному співробітнику, то при оформленні заміни вона враховуватися не буде.

Щоб при заміщенні одного працівника іншим враховувалися всі (або частково) надбавки і доплати замінюваного працівника скористайтеся наступним методом.

  1. Оформлення заміни як сумісництва.

Другий спосіб оформлення заміни – це проведення в програмі обліку прийняття на роботу працівника-заступника як внутрішнього сумісника на певний період. Цей варіант може бути використаний, коли мова йде про додаткові обов’язки замінюваного працівника, а не повній заміні.

Наприклад, на підприємстві працює Авдєєв А. В., спеціаліст із забезпечення, з відділу забезпечення, оклад 7 500 грн. На час його відсутності (з 10.02.2020 за 20.02.2020 р.) його частково (на 30%) буде заміщати Василюк С. М., без відриву від основних обов’язків.

Створюємо у програмі «графік роботи», за яким буде працювати заступник відсутнього працівника – на 30% від часу цього співробітника.

Наприклад, був такий графік:

Графік на заміну буде виглядати так (зміна = 24 робочих годин, в тому числі нічні – 8 годин. 30% часу від цієї зміни буде: 7,2 години робітників, в т. ч. нічні – 2,4 години):

Необхідно створити нового працівника-сумісника. Для цього переходимо на закладку «Кадровий облік»:

І створюємо нового співробітника, вибравши його з довідника фізичних осіб:

Встановлюємо вид зайнятості – внутрішнє сумісництво:

Натискаємо кнопку «Записати» та «на підставі» створюємо документ «Прийом на роботу»:

У табличній частині встановлюємо для заступника ті ж підрозділ і посаду, які були у замінюваного працівника. У графах «Дата», «по» вказуємо період заміщення. У стовпчику «Графік роботи» вибираємо графік, створений на етапі 1 для заміни.

На закладці «Нарахування» призначаємо йому всі види виплат, які були у відсутнього працівника у такому ж процентному співвідношенні:

При розрахунку зарплати у документі «Нарахування зарплати працівникам організації» за основним місцем роботи заступника йому буде нарахована і оплата роботи по заміщенню:

Ви можете в документі «Прийом на роботу в організацію» вказати і повний оклад замінюваного працівника. Але тоді для коректного розрахунку суми заробітної плати при створенні скороченого графіка для працівника-заступника необхідно вказати графік, з якого програма візьме норму робочого часу для пропорційного розрахунку зарплати:

3. Оформлення заміни, коли один співробітник повністю виконує обов’язки іншого працівника на період відсутності останнього.

У програмі оформляється документ «Кадрове переміщення організацій» (Доступ: Робочий стіл – закладка «Кадровий облік»). На закладці «Працівники» заповнюється інформація про підрозділ та посади, на яку переводиться працівник, дату переміщення і повернення на «старе» місце роботи (оскільки дане переміщення тимчасове), вибирається повний графік замінюваного працівника.

УВАГА! Якщо які-небудь поля в табличній частині у вас не відображаються, можна налаштувати видимість відповідних колонок для введення інформації за допомогою діалогу налаштування списку (див. системне меню при натисканні правої кнопки мишки):

На закладці «Нарахування» основне нарахування (як правило, це оклад по днях або годинах) повинно бути зазначено з дією «змінити», інші індивідуальні види нарахувань треба «Припинити», а нові «Почати». Якщо яка-небудь надбавка або доплата залишиться і на новому місці роботи, тоді дія вибирається «Не змінювати».

Важливо! Якщо потрібно змінити основне нарахування, яким оплачується відпрацьований час, наприклад, з оплати по часовому тарифу на відрядну, тоді необхідно вказати початок нового нарахування, припиняти попереднє не потрібно.

Важливо! Якщо необхідно відобразити повну заміну, але при цьому оклад працівника, якого заміщають, менше, ніж оклад працівника, що його заміщує, потрібно нарахувати останньому доплату до його середнього заробітку. Для цього в конфігурації призначений документ «Оплата за середнім заробітком» з видом оплати «Доплата до середнього». Його потрібно заповнити залежно від обраного методу оформлення заміни (у тому числі на підставі документа «Заміни організації») і провести розрахунок середнього заробітку.

У Вас є схожі завдання, які необхідно вирішити?

Звертайтесь до нас за телефоном: 095-287-6110 або за контактами, зазначеними у відповідному розділі. Фахівці-консультанти команди HOTKEY мають величезний досвід розробки методик оформлення різноманітних господарських операцій у системах обліку.

Олена Албіхіна,

Сертифікований консультант-методист HOTKEY,

Експерт з автоматизації бізнес-процесів.

 

Підписуйся на корисну розсилку
І дізнавайся про нові акції і спецпропозиції першим!